He considerado importante abordar este tema, que deriva de la práctica de campo en la Gestión de Proyectos por un período de más de tres décadas, en el cual el aprendizaje teórico ha sido confrontado de manera permanente con situaciones reales. Esta experiencia práctica, ha permitido comprobar, más de una vez, la importancia de lograr la comprensión razonable de las causas de un problema específico, ha puesto en evidencia las debilidades generadas por falta de conocimiento, las posibilidades de reacción ante eventos no previstos.

Quisiera empezar con un razonamiento relativo a la disciplina de Gestión de Proyectos y la resistencia que aún existe en nuestro medio, para reconocer la necesidad de aplicarla en casos reales.

Sin duda, quienes lean este documento, habrán escuchado argumentos como los siguientes:

  1. El proyecto que tenemos en marcha es muy pequeño como para que apliquemos una estructura elaborada de gestión
  2. Nuestra organización es sumamente particular y los proyectos que ejecutamos no pueden ajustarse a la metodología propuesta.
  3. El presupuesto es reducido, no es posible que incluyamos el costo de un Gerente de Proyecto
  4. Aplicar la metodología resulta muy elaborado y el proyecto debe salir en corto plazo, no podemos dedicarle tiempo y esfuerzo a los procesos administrativos, requerimos resultados urgentes
  5. El proyecto que estamos ejecutando no corre ningún riesgo, todo ha sido ya previsto. 6. En este momento no podemos estimar cuál será el costo total, eso lo sabremos cuando hayamos concluido el proyecto
  6. Tenemos todos los registros contables al día, el balance anual refleja los ingresos y egresos de los proyectos para este período, no dispongo de recursos para hacer seguimiento por cada proyecto
  7. No veo necesario que el equipo de trabajo entienda la totalidad del proyecto, cada uno tiene su tarea y si la cumple sin duda lograremos el resultado final esperado

No veo la necesidad de conocer los proyectos que están desarrollando otras unidades de mi organización, es suficiente con la atención que preste al proyecto que me ha sido asignado.

Podría extenderme indefinidamente en esta lista; muchos de los lectores tendrán una similar o más larga y sofisticada para reflejar las objeciones ante las cuales debemos responder y con las que debemos convivir de manera permanente. Las objeciones vienen de todas partes y serán más severas mientras más débil sea la cultura organizacional respecto a la ejecución por proyectos. Lo paradójico es que en el lenguaje común, la mayoría de acciones que se realizan, son etiquetadas con el nombre de proyecto.

Uno de los desafíos es pues, en nuestro medio, conseguir que la organización interiorice la necesidad de aplicar una disciplina estructurada, no solamente como una declaración sino en la práctica del día a día. Esto implica un cambio cultural muy profundo del cual debemos ser todos partícipes y actores determinantes.

Para cumplir con este propósito, seguramente vamos a necesitar de un elemento fundamental que es la flexibilidad, la capacidad de adaptarse al ambiente sin renunciar a los conceptos básicos e indispensables que permitan introducir los conceptos, de forma sencilla y eficiente, adecuada a la realidad en la cual deben actuar.

Espero que la propuesta que estoy planteando resulte interesante para quienes leen esta revista. En las próximas entregas, me permitiré plantear puntos específicos que, en mi criterio, pueden generar cambios efectivos en beneficio de las organizaciones. Esa sin duda es una de las responsabilidades básicas que debe cumplir un Gerente de Proyectos.

Eva Santillán Salas,
PMP
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