En mi artículo anterior, señalaba que la aceptación de una disciplina de Gestión de Proyectos, depende en gran parte de la cultura organizacional.
Existe mucha literatura referida a este tema, la idea que propongo es buscar en todo ese entramado, algunos elementos concretos que permitan la ejecución exitosa de un proyecto.

La primera premisa es sin duda tener claridad sobre este factor desde el inicio mismo del proyecto. Probablemente, deberemos dedicarle un tiempo importante a analizar, evaluar y definir el efecto que el producto final va a causar en la organización como un todo y en los grupos e individuos más directamente involucrados.

Podríamos mejorar los resultados si tuviésemos en cada caso, un plan de sensibilización para todos los relacionados con el resultado. Este plan, implica la revisión del presupuesto y probablemente del tiempo de ejecución. Lo interesante es que, en la práctica, las organizaciones aceptan con más facilidad el retraso, que un rubro de sensibilización para aceptar el cambio, en el presupuesto inicial. Siempre existen recursos para los re procesos; pero, en muy contadas ocasiones se los asignan para actividades como la propuesta, que pueden prevenirlos.

¿Debería incluir en un Plan de Proyecto la validación de la comprensión que tiene la organización sobre el proyecto que se inicia o que se encuentra en marcha?
Generalmente, los nuevos emprendimientos se convierten en un misterio, fuente de las especulaciones más variadas. Sería interesante medir el impacto que causa esta falta de información en la productividad de los funcionarios. El temor a lo desconocido es un sentimiento ancestral que no siempre estamos mitigando. Pensemos en el efecto que puede causar en una persona de ventanilla enterarse por una vía informal sobre un posible cambio de horario.

¿Cuál puede ser el impacto si son 500 personas?
En organizaciones con una cultura y estructura de comunicaciones fuertes, probablemente el impacto será menor que en aquellas que no han sido educadas para el cambio. Por tanto, es indispensable que el Gerente de Proyecto conozca en detalle el espacio específico en el cual se va a desarrollar su actividad, de modo que pueda tomar las medidas de contención más apropiadas, que siempre deben ser específicas para la realidad dada.

¿Cómo impacta la cultura organizacional en el manejo del cambio inherente al proyecto?
Uno de los mayores desafíos que debemos enfrentar como PMs es gestionar los cambios en cualquiera de las variables, con tanta frecuencia como lo exija la calidad de la definición inicial. Nuevamente, sería de gran valor considerar las actividades necesarias para mantener a la población informada de manera positiva. Si creamos una expectativa al inicio, es fundamental confirmarla o ajustarla conforme avanza el proyecto.

Al final, deberíamos tener como indicador del éxito del mismo, la reacción de la población involucrada tanto directa como indirectamente. Si logramos llegar a tiempo, dentro de presupuesto y alcance pero frente a un usuario desconcertado, que debe aceptar el nuevo escenario por disposición superior, las probabilidades de éxito estarán reducidas y probablemente, será necesaria una inversión adicional para consolidar el resultado final. No es la metodología o la tecnología la que hace que los proyectos sean exitosos. Son las personas las que lo logran.

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Autor:Eva Santillán Salas, PMP
Contacto: evasantillan@uio.satnet.net